ビジネスシーンでメールやチャットでのやり取りが主流になっているが、電話などの同様に注意が必要です。
ここでは特に、社内での業務に関するメールの注意点について記していきたいと思います。
句読点がない。
一部で句読点を省略する文化がある様ですが、あまり好ましくありません。人によっては句読点 をつけるのは、上司などに対して失礼などといった馬鹿げた意見がある様ですが愚の骨頂です。
句読点の無い文章は非常に読みにくく、また誤解を与える表現になりかねません。
相手に誤解を与えないコミュニケーションもビジネスマンの大切なスキルになります。
一文がながすぎる。
一文がながすぎるのもNGです。目安として一文は２行以内におさめるのが良いと思います。
一文の長いメールを読むと大概主述があいまいで難解です。これは、メール以外の一般の文書でもおなじですね。
返事を出さない。
業務の依頼を受けたら、まずは
・承知した旨
・完了の見込み日時
などは連絡するのが望ましいと思います。
開封通知要請などはよほどのことがないとしません。依頼元は相手がちゃんとメールの内容を認識しているかを知りたいものです。
あと、上司からのメールに対して「了解です。」などと回答するようなことは常識を疑われることもあるので、控えた方がよいと思います。
質問の回答になっていない。
メールの回答が質問の答えになっていないのも多く見受けらます。
まずは、メールの内容に対して求められていることを把握して回答するようにしてください。
また、質問に対して質問で返すようなことも避けたいです。
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